Verwerkersovereenkomst

Partijen

Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die medewerkers toegang verleent tot Intervisiedossier en daarvoor een organisatieoverzicht gebruikt.
Verwerker: Coachoverzicht, exploitant van Intervisiedossier (rob@intervisiedossier.nl).

Doeleinden van de verwerking

De verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van het aanbieden van de Intervisiedossier-applicatie, die medewerkers van de verwerkingsverantwoordelijke in staat stelt intervisiebijeenkomsten te registreren, aanwezigheid te bevestigen en persoonlijke reflectieverslagen bij te houden voor beroepsregistratie en herregistratie.

Aard van de persoonsgegevens

De verwerker verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

• naam en e-mailadres van deelnemers
• datum en tijdstip van aanwezigheidsbevestiging
• registratienummers bij beroepsregisters (optioneel, door de deelnemer zelf ingevoerd)
• persoonlijke reflectieteksten (niet zichtbaar voor de verwerkingsverantwoordelijke)
• technische gebruiksgegevens (sessies, signalen voor intern gebruik)

Wat de verwerkingsverantwoordelijke wel en niet ziet

De verwerkingsverantwoordelijke heeft via het organisatieoverzicht uitsluitend inzage in procesgegevens: het aantal gekoppelde groepen, het aantal afgesloten bijeenkomsten, het totaal aantal geregistreerde reflectie-uren per groep, en de namen van organisatoren.

De inhoud van persoonlijke reflectieverslagen, de antwoorden op reflectievragen en het persoonlijk dossier van een deelnemer zijn nooit zichtbaar voor de verwerkingsverantwoordelijke. Het persoonlijk dossier is eigendom van de medewerker en gaat mee bij wisseling van werkgever.

Subverwerkers

De verwerker maakt gebruik van de volgende subverwerkers voor technische infrastructuur:

• VPS-hosting en e-mailinfrastructuur: Hostinger International Ltd. (EER-locatie)
• Opslag van back-ups: Hetzner Online GmbH (Duitsland). De back-ups zijn met AES-256 versleuteld voordat ze de server verlaten.

Bij wijziging in de subverwerkers informeert de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke tijdig. De subverwerkers zijn gebonden aan minstens gelijkwaardige AVG-verplichtingen.

Beveiliging

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• TLS-versleuteling voor alle verbindingen, met HSTS
• dagelijkse back-ups, met AES-256 versleuteld, op een gescheiden locatie in Duitsland
• toegang tot groepen en dossiers alleen via persoonlijke, niet te raden links of een eenmalige inlogcode per e-mail
• begrenzing van het aantal pogingen bij inlogcodes en deelnamecodes
• beheertoegang tot de server alleen met een persoonlijke sleutel, niet met een wachtwoord
• sessie-isolatie per gebruiker

Bewaartermijnen

• Actieve accounts: zolang de gebruiker actief is en het abonnement loopt.
• Na beëindiging abonnement: gegevens beschikbaar voor download gedurende 90 dagen, daarna verwijderd uit actieve systemen.
• Back-ups: op de server na 7 dagen en op de back-uplocatie na uiterlijk 90 dagen verwijderd.

Rechten van betrokkenen

De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het faciliteren van AVG-rechten van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdraagbaarheid). De verwerker werkt hieraan mee binnen een redelijke termijn. Betrokkenen kunnen ook rechtstreeks contact opnemen via rob@intervisiedossier.nl.

Datalekken

De verwerker meldt een beveiligingsincident dat betrekking heeft op persoonsgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen 48 uur na ontdekking, per e-mail aan de verwerkingsverantwoordelijke. De melding bevat een beschrijving van het incident, de categorieën betrokkenen en gegevens, de vastgestelde of verwachte gevolgen, en de genomen of te nemen maatregelen.

Audit en controle

De verwerkingsverantwoordelijke kan de verwerker eenmaal per jaar schriftelijk verzoeken om informatie over de getroffen beveiligingsmaatregelen. De verwerker verstrekt deze informatie binnen een redelijke termijn.

Looptijd en beëindiging

Deze verwerkersovereenkomst loopt parallel aan de overeenkomst voor het gebruik van Intervisiedossier. Bij beëindiging van die overeenkomst vervalt ook deze overeenkomst, waarna de verwerker de persoonsgegevens verwijdert conform de bewaartermijnen.

Toepasselijk recht

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Afsluiten van de overeenkomst

Stuur een e-mail naar rob@intervisiedossier.nl met vermelding van de naam van uw organisatie en het e-mailadres van de verantwoordelijke functionaris. U ontvangt dan een ondertekend exemplaar retour.

Gedurende de pilotfase wordt deze overeenkomst kosteloos aangeboden. Voor vragen over de verwerkersovereenkomst of de AVG-positie van uw organisatie kunt u contact opnemen via hetzelfde adres.

Verwerkersovereenkomst aanvragen Meer over het organisatieoverzicht